タスク管理がうまい人の特徴・上手くなるコツ・出来る人と出来ない人のメリット・デメリット | SPITOPI

「タスク」とは「仕事・作業」のことであり、「タスク管理」とは「実行すべき複数の仕事・作業の効率的な管理」のことを意味しています。

タスク管理が上手い人には、どのような特徴があるのでしょうか?「タスク管理」が出来ない人のデメリットと「タスク管理」の出来る人のメリットを整理して、「タスク管理」を上手くするコツについて紹介していきます。

1. 「タスク」「タスク管理」の意味とは?

「タスク(task)」の意味は、「仕事・作業・課題・業務」になります。

特に、ビジネスにおいて「プロジェクト(複数の作業の集まりによって作られている計画・企画)」を構成している「一つ一つの仕事・作業」を指してタスクということが多くなっています。

タスクの原義は、コンピューター用語のタスクにおける「パソコンが処理する作業の最小単位」のことであり、ビジネス用語においても「大きなプロジェクトを構成する仕事・作業の小さな単位」を意味しています。

「タスク管理」とは、ビジネスのプロジェクトを構成している一つ一つのタスクを定義して、複数のタスクの優先順位(プライオリティー)を付けた上で、各タスクの進捗状況を正確に把握しながら効率的に仕事を進めることを意味しています。

タスク管理は「片付ける作業・仕事の優先順位をつけて整理すること」の意味から、「ToDo管理」と呼ばれることもあります。

ToDo管理は現在では、パソコンやスマホの「ToDoリスト管理のアプリケーション」を用いることで、簡単に実行することができます。

2. 「タスク管理」の類語や似た言葉

「タスク管理」の類語・似た言葉にはどのようなものがあるのでしょうか?タスク管理の類語・似た言葉として「ToDo管理(ToDoリスト)」「業務の進捗管理」の意味を分かりやすく説明していきます。

2-1. 「ToDo管理(ToDoリスト)」

「タスク管理」の類語・似た言葉として、「ToDo管理(ToDoリスト)」があります。

「ToDo管理(ToDoリスト)」の意味は、「“ToDo”と呼ばれるやるべき作業(仕事)をリスト形式で管理すること」です。

ToDo(トゥー・ドゥー)は「タスク」と同じ意味であり、プロジェクトを構成している一つ一つの仕事・作業の単位のことです。

ToDoリストとは、そのToDo(タスク)を一覧表のようにして並べたリストであり、現在ではパソコンやスマホ用に開発された「ToDoリストのアプリケーション」を利用することで、簡単にToDo管理することができます。

「ToDo管理(ToDoリスト)」を用いた例文としては、「私は最近公開されたばかりのこのアプリを使って毎日のToDo管理を行っていますが便利ですよ」「ToDoリストを作っておくだけでも、自分の業務の進捗状況を客観的に把握しやすくなる」などがあります。

2-2. 「リマインダー管理」

「タスク管理」の類語・似た言葉として、「リマインダー管理」があります。

「リマインダー管理」の意味は、「その日時に思い出すべき仕事・作業の適切な管理」のことです。

「リマインダー(reminder)」とは、インターネットを利用して、あらかじめ設定した日にち・時刻にその日の予定を通知してくれるアプリやサービスのことです。

リマインダーを設定しておくことで、事前にその日の予定を確実に知ることができるので、ToDoリストとリマインダー機能を組み合わせることで、効率的なタスク管理が可能になるのです。

「リマインダー管理」を用いた例文としては、「私はリマインダー管理をし始めてから、予約や約束を忘れることが無くなったのです」や「毎日の仕事・私生活のスケジュールが過密状態になっている人ほど、リマインダー管理をできるだけ早く取り入れるべきです」などがあります。

3. 「タスク管理」が上手い人の特徴

「タスク管理」が上手い人には、どのような特徴があるのでしょうか?タスク管理が上手い人の特徴・傾向について、分かりやすく解説していきます。

3-1. プロジェクト全体の目的や方向性を正しく把握できている

「タスク管理」が上手い人の特徴として、「プロジェクト全体の目的や方向性を正しく把握できている」ということが上げられます。

タスク管理が上手い人は、個別タスクの優先順位をきちんと設定しているだけではなく、個別タスクの集合である「プロジェクト全体」の目的や方向性についても正しく把握しているのです。

自分が今、取り組んでいるタスクが、プロジェクト全体にとってどのような意味・役割を持つかが分かっているので、日々の仕事のモチベーション(やる気)も非常に高くなります。

3-2. 今日やるべき作業の内容と分量が確実に分かっている

「今日やるべき作業の内容と分量が確実に分かっている」ということが、「タスク管理」が上手い人の典型的な特徴です。

タスク管理が上手い人は、「自分が今日、どの作業をどれくらいやればいいのか」がはっきりと分かっています。

「今日やるべき作業の内容+片付けるべき作業の範囲と分量+進捗を報告したり相談したりする相手」が確実に分かっているので、何も迷うことなくスムーズに一日の仕事を進めていくことができるのです。

3-3. マルチタスクで集中力が分散しないようにシングルタスクに集中できる時間を作っている

「タスク管理」が上手い人の特徴として、「マルチタスクで集中力が分散しないようにシングルタスクに集中できる時間を作っている」ということがあります。

タスク管理が上手い人は、同時に異なる種類のタスクに中途半端に取り組む「マルチタスク」によって、集中力を分散させることがありません。

効率的に複数のタスクを片付けるために必要なことは「個別タスクの確実な完了」であり、タスク管理が上手い人は「シングルタスク」で次々にタスクを確実に終わらせていくのです。

3-4. 個別のタスクが完了するまでにかかる時間の見積もりが的確である

「個別のタスクが完了するまでにかかる時間の見積もりが的確である」ということが、「タスク管理」が上手い人のタスクの見積もり能力の特徴なのです。

タスク管理が上手い人は、自分の能力や体力、経験を考慮した場合に、一つ一つのタスクが完了するまでどれくらいの時間が必要かの見積もりが正確なのです。

タスクAに30分、タスクBに45分かかるという「タスク完了時間の見積もり」が正しければ、毎日のタスク管理に遅れ・狂いが無くなってくるのです。

3-5. プロジェクト全体に対する個別タスクの重み付けがきちんと出来ている

「タスク管理」が上手い人の特徴として、「プロジェクト全体に対する個別タスクの重み付けがきちんと出来ている」ということが上げられます。

タスク管理が上手い人は、「プロジェクト全体の俯瞰」ができていて、「プロジェクトに占める個別タスクの重み付け」が分かっています。

プロジェクト全体の進捗にとってタスクAとタスクBのどちらにより重みがあるかを把握しているので、タスクを処理する順番の判断に間違いがないのです。

3-6. 突然の計画変更やタスクの増減にも柔軟に対応できる時間的・精神的余裕を持っている

「突然の計画変更やタスクの増加にも柔軟に対応できる時間的・精神的余裕を持っている」というのが、「タスク管理」が上手い人の有利な特徴です。

タスク管理が上手い人は、突然の計画変更があったりタスクの分量の増加があったりしても、慌ててパニックになることはありません。

普段からタスク管理がきちんと出来ていれば、「時間的・精神的な余裕」があるので、急な条件変更にも柔軟に対応することができるからです。

3-7. 個別タスクの難易度が高く時間がかかる時は、対人的な交渉能力を発揮できる

「タスク管理」が上手い人の特徴として、「個別タスクの難易度が高く時間がかかる時は、対人的な交渉能力を発揮できる」ということを上げることができます。

タスク管理が上手い人は、個別タスクの難易度が高くて自分の能力では時間がかかりすぎると判断した時には、関係者と直接交渉するコミュニケーション能力を発揮します。

納期(締切り)が決められていて間に合わない場合にも、「黙って締切りを過ぎる」のと「きちんと事前交渉して締切りを調整する」のとでは、後者の方が圧倒的に印象が良いのです。

3-8. 自分の仕事能力の限界・長所と短所を正確に把握しているのでタスク管理に無理がない

「自分の仕事能力の限界・長所と短所を正確に把握しているのでタスク管理に無理がない」ということが、「タスク管理」が上手い人の典型的な特徴です。

タスク管理が上手い人は、時間的にも精神的にも無理をせずに、少し余力を残しながらタスクを片付けていきます。

それが可能な理由は、「自分の仕事能力の限界」が分かっていて、ToDoリストの作成段階でその限界を織り込んでいるからです。

「自分の長所・短所」の認識も正確なため、自分の得意分野にリソースを集中させて短時間でタスクを完了させられるのです。

4. 「タスク管理」を上手くするコツ・方法

「タスク管理」を上手くするコツ・方法には、どのようなものがあるのでしょうか?

4-1. 自分がやらなければならない大まかな仕事を書き出してカテゴリーを設定する

「タスク管理」を上手くする簡単なコツ・方法として、「自分がやらなければならない大まかな仕事を書き出してカテゴリーを設定する」ということがあります。

タスク管理を上手くするには、最初に「カテゴリー設定」をすることがポイントになります。

「カテゴリー」とは大まかな仕事の分類枠のことです。

例えば、「カテゴリーA=提案すべき企画」「カテゴリーB=協力すべき関係部署との連絡と要請」「カテゴリーC=書類整理・テキスト管理」といった形で大まかな業務の枠組みを作っておきます。

4-2. 自分がやるべきタスク(作業)をできるだけ細分化して書き出していく

「自分がやるべきタスク(作業)をできるだけ細分化して書き出していく」というのが、「タスク管理」を上手くする有効なコツ・方法になってきます。

タスク管理を上手に行うには、自分がしなければならない「カテゴリー(大まかな業務)」を構成している一つ一つのタスクをできるだけ細分化して、全てのタスクをアプリや紙に書き出してみましょう。

自分がやるべきタスクを全て書き出すことで、業務全体のボリュームも正しく把握することができます。

4-3. 細分化した各タスクに優先順位と重要度の分類をつけていく

「タスク管理」を上手くするコツ・方法として、「細分化した各タスクに優先順位と重要度の分類をつけていく」ということを上げることができます。

タスク管理を上手にするには、細分化したそれぞれのタスクの内容を精査して、優先順位を割り当てていきましょう。

各タスクの優先順位と重要度を細かく分類することで、どの作業にまず着手すれば良いのかが分かるようになります。

4-4. 自分で進捗状況をすぐチェックできるように優先順位をつけたタスクをリスト化する

「自分で進捗状況をすぐチェックできるように優先順位をつけたタスクをリスト化する」というのが、「タスク管理」を上手くするコツ・方法の一つです。

タスク管理を上手く行うには、「優先順位・締切りなどの情報」が一目で確認できるリスト(一覧表)を作成することがポイントになってきます。

そのToDoリストを定期的にチェックして、自分の業務の進捗状況を常に正確に把握できるようにしておきましょう。

4-5. スマホのToDoリストやスケジューラーのアプリケーションを有効活用する

「タスク管理」を上手くするコツ・方法として、「スマホのToDoリストやスケジューラーのアプリケーションを有効活用する」というやり方があります。

現在ではタスク管理やToDoをサポートしてくれる便利な「ToDoリストのアプリ」が沢山配信されています。

カレンダー型のスケジューラーにもToDoリストを設定して、リアルタイムでタスク管理をすることが可能になっていますので、これらのアプリを効果的に使いましょう。

5. 「タスク管理」が出来ない人のデメリット

「タスク管理」が出来ない人には、どのようなデメリットがあるのでしょうか?「タスク管理」の出来ない人のデメリットについて、分かりやすく紹介していきます。

5-1. 今日中に片付けなければならないタスクに見落としが出やすくなる

「タスク管理」が出来ない人のデメリットとして、「今日中に片付けなければならないタスクに見落としが出やすくなる」ということがあります。

タスク管理ができない人は、優先順位をつけたタスクの一覧表を作成できていないことが多く、今日中にどの仕事を確実に終わらせなければいけないのかがよく分からない状態になります。

そうなると、重要なタスク・案件の締切りの見落としが出やすくなるというデメリットがあるのです。

5-2. 自分の受け持っている業務全体の進捗状況が正確に把握できない

「自分の受け持っている業務全体の進捗状況が正確に把握できない」ということが、「タスク管理」が出来ない人の典型的なデメリットなのです。

タスク管理が出来ないということは、プロジェクト全体における自分の役割・位置づけを見失いやすいということであり、「自分の受け持っているタスクの進捗状況」も把握できなくなってしまいます。

複数のタスクを同時進行していて、その進捗状況を把握できていないということは、「プロジェクトにおいて自分に期待されている責任や役割」を果たすことができない最悪の結果にもつながりかねないのです。

5-3. 個別タスクに対する自分の労力・時間の適切なリソース配分が分からなくなる

「タスク管理」が出来ない人の深刻なデメリットとして、「個別タスクに対する自分の労力・時間の適切なリソース配分が分からなくなる」ということがあります。

タスク管理ができていなければ、今取り組んでいる一つのタスクに、どれだけの時間と労力を投入しても大丈夫なのかが分かりづらくなります。

自分の労力・時間のリソース配分が分からなくなれば、個別タスクをスムーズに片付けていくことが困難になってしまうのです。

6. 「タスク管理」の出来る人のメリット

「タスク管理」が出来る人には、どのようなメリットがあるのでしょうか?「タスク管理」の出来る人のメリットについて、分かりやすく紹介していきます。

6-1. 個別タスクの優先順位が明確になり、どのタスクを先にすれば良いのかが分かる

「タスク管理」の出来る人のメリットとして、「個別タスクの優先順位が明確になり、どのタスクを先にすれば良いのかが分かる」ということがあります。

タスク管理ができている人は、「優先順位・重要度の分類をしたタスク(ToDo)のリスト」を作成していますから、個別タスクのどちらを先に片付けるべきかのプライオリティー(優先順位)で迷うことはなくなります。

その結果、効率的に自分の業務を進めていくことができるのです。

6-2. タスクの進捗状況を正確に把握できるので、締切り期日に遅れることがない

「タスクの進捗状況を正確に把握できるので、締切り期日に遅れることがない」というのが、「タスク管理」の出来る人の分かりやすいメリットでしょう。

タスク管理が出来ている人は、今、自分が取り組んでいるタスク(作業)の進捗状態については正確に把握することが出来ています。

その結果、「複数のタスクの進捗状況」を調整していくことができるので、各タスクに定められている締切りの期日に遅れるというミスはまずないのです。

タスク管理が出来ている人は、「締切り期日(納期)に遅れるリスクが小さい」という分かりやすいメリットがあるのです。

6-3. 自分の労力・時間のリソース配分が適切になるので、時間にも精神にも余裕ができる

「タスク管理」の出来る人のメリットとして、「自分の労力・時間のリソース配分が適切になるので、時間にも精神にも余裕ができる」ということが上げられます。

タスク管理が出来る人は、自分が受け持っている複数のタスクから構成される仕事を、バランス良く効率的に処理していくことができます。

そのため、自分の労力・時間のリソース配分を間違えることがなく、いつでも時間と精神に余裕を持てるのです。

まとめ

プロジェクトを構成するタスク(作業・仕事)を効率的に片付けるための「タスク管理」について徹底的に解説してきましたが、いかがだったでしょうか?タスク管理が上手い人の特徴には、「プロジェクト全体の目的や方向性を正しく把握できている」「個別のタスクが完了するまでにかかる時間の見積もりが的確である」などがあります。

この記事では「タスク管理を上手くするコツ」「タスク管理」が出来ない人のデメリット」「タスク管理」が出来る人のメリット」についても紹介しています。

「タスク管理」について詳しく調べたい時には、ぜひこの記事を参考にして下さい。