時間管理ができる人とできない人の違い | SPITOPI

あなたは時間管理が得意ですか? 夜寝る前にその日1日のことを振り返ってみてください。

• 今日の予定はすべて完了することができたか。
• 以前からやり残したままになっていることはないか。
• しなければならないことだけでなく、プラスアルファとして、自分のやりたいことができたか。
• 今日1日が充実していたか。

上の問いに、2つ以上イエスと答えられたなら、あなたはかなり時間管理がうまくいっている人だと言えます。

でもイエスがひとつもなかった人は、ここでもう1度、時間管理について考えてみてください。

ここでは時間管理とは何か、時間管理ができる人やできない人の特徴、時間管理ができる人とできない人の違い、時間管理をする重要性やメリットについて見ていきます。

1. 時間管理とは?

時間管理とは、文字通り時間を管理することです。

ちょうど毎月の支出と収入を管理して、計画的にお金を使ったり、貯金したり、投資したりするように、時間を管理して、計画的に時間を使ったり、将来に投資したりすることを指します。

1日は24時間。

これは誰にでも平等に与えられています。

ところが時間は目に見えないために、私たちはつい、いい加減な使い方をしてしまいます。

1万円を無駄づかいしてしまったら、あとでさんざん後悔するのに、ネットで動画を見て、気が付くと2時間あっという間に過ぎていても、さほど気にしないのではないですか? でも、時間は私たちにとって根本となる「資本(リソース)」なのです。

生きていく上で必要な資本、たとえばお金やスキル、人間関係も、時間を使うことでしか得ることはできません。

特に20代、30代の人が、これからの人生をいかに有意義に過ごせるかどうかは、自分の時間をいかにうまく使うかにかかっています。

また、40代、50代の人からすれば、人生100年時代を迎えて、定年後もいかにいきいきと生きていけるかどうかは、今の時間をいかに有効に使って目標を立て、それに向けて準備していくかで決定的に差がついてしまうのです。

誰にも平等に与えられているものだからこそ、使い方ひとつで将来、大きな差を生むことになってしまいます。

時間管理は、生活管理、生き方管理であると同時に、仕事の効率化でもあります。

仕事を効率よくこなすことで、自分の自由に使える時間を作り出し、ネットワークを作ったり、将来に投資するための勉強に当てたり。

また、家庭生活や恋人、友人との時間に当てることも大切です。

時間管理によって、ただ時間とノルマに追われるだけではない過ごし方をすれば、1年経ち、2年経ちするうちに、大きな違いとなって現れるでしょう。

今日からその第一歩を踏み出してみませんか?

2. 時間管理ができる人の特徴

2-1. 朝イチにスケジュール管理をする

時間管理ができる人は、出社後の5〜10分間で、その日のスケジュール管理をしています。

その日に処理しておかなければならないことをリストアップ(TO DOリスト)し、そレを元にスケジュールを立てていきます。

連絡が必要な人へのメールや電話もこの時間にしておきます。

2-2. 優先順位の付け方が適切

仕事には

• 自分が今すぐやらなければならない仕事
• 今でなくてもよいけれども、自分以外にはできない仕事
• 自分がやらなくてもいい仕事

の3種類があります。

時間管理ができる人は、「自分の仕事」を3つのカテゴリーに分類し、優先度の高いものから取りかかっています。

特に重要なのは、「自分以外にはできない仕事」です。

「今すぐでなくてもかまわない」ということがネックになって、つい先送りにしがちなのですが、自分の評価にダイレクトに関わってくるものなので、時間に余裕のある状態で、入念に取り組むことが必要なのです。

さらに、3つ目の「自分がやらなくてもいい仕事」は、適切な人に振っています。

2-3. コミュニケーション能力が高い

組織の一員として行う仕事はもちろん、個人で行う仕事も、仕事は対人の要素抜きでは成り立ちません。

仕事をスムーズに進めるためにも、打ち合わせや納期の確認など、細かな適切に行えるコミュニケーション能力が重要になってきます。

2-4. 手帳をうまく活用している

時間管理ができる人は、紙の手帳でも、スケジュールアプリでもかまわないのですが、年間スケジュール、月間スケジュール、週間スケジュールの3つを活用して、スケジュールの「見える化」を徹底しています。

多くの人は、つい目先の仕事に意識が向いてしまい、その結果、仕事を全体として把握できなくなっています。

その結果、いつまでたっても目先の仕事に追われることの繰り返しに陥ってしまいます。

スケジュール管理は、時間管理の基本。

時間管理ができる人は、3種のスケジュール帳を活用して、毎日を有効活用しています。

3. 時間管理ができない人の特徴

3-1. 仕事時間がとにかく長い

一生懸命働いているのに、いつまでたっても仕事が終わらない…。

こういう人はたいてい、時間管理ができていません。

仕事を俯瞰的にとらえないせいで、万事が場当たり的になってしまっています。

そのため、無駄が多く、時間ばかりかかっています。

ところが「残業が当たり前」が社風の会社だと、そのことにすら気づかない場合もあります。

労働時間が諸外国に比べて大幅に長く、時間当たりの労働生産性がOECDで最下位の日本。

日本の会社の多くが時間管理ができていないということなのかもしれません。

3-2. 整理整頓が苦手

あの資料、どこへ行ったっけ? 時間管理のヘタな人は、机周りもパソコンの中も、整理整頓がまったくできていません。

パソコンの中なら、あのファイルはどこだっけ、でも検索で探すことができますが、紙の資料の場合はそうはいきません。

机の上は紙だらけ。

資料を探すのに時間を取られ、肝心の書類作成の時間が押してしまう、などということも、時間管理のできない人の特徴です。

3-3. 効率が悪い・効率良くできない

仕事が割り振られる端から取りかかり、計画性もなく、ひたすら与えられた仕事を片付けようとするのが、時間管理ができない人の仕事の特徴です。

やる気はあっても効率的ではないタイプと、知識やスキルが足らないために、効率良くできないタイプがいます。

どちらのタイプも、事務的な作業と重要な仕事を分け、重要な仕事を丁寧にすることを通じて、大幅な改善が可能です。

3-4. 意欲が低い

モチベーションも低くやる気のない人は、当たり前ですが、時間管理のことなど考えたことがありません。

手を抜いたりサボったりさんざん適当に仕事した挙句、定時にはきっちり帰ってしまいます。

周りの人からすれば、ただただ災難としか言いようがありません。

4. 時間管理ができる人とできない人の違い

4-1. 目標があるか、日々流されているか

時間管理ができる人は、仕事や家事などのルーチンワークをいかに効率化するかに気を配っています。

それは、仕事のスキルアップのための勉強をしたり、家族や恋人や友人など、自分にとって大切な人と過ごしたり、健康のためにスポーツジムに通ったり、英語や資格を身に付けるためにスクールに通ったりする時間を確保するためです。

つまり、自分の将来のために、時間という「資本」を投資しているのです。

こういう人は、目標を持っています。

十年後の自分がどうありたいかを考え、その目標に向かって、日々前進しています。

それに対して、毎日降りかかってくる仕事をこなすだけで1日が終わってしまう人は、時間管理なんてする余裕がないと考えています。

潜在的なスキルは高いから仕事が集まってくる人や、スキル不足を頑張りで補おうとする人は、時間管理を意識するだけで、仕事の効率が変わってくるはず。

忙しくて時間管理ができないのではなく、忙しいからこそ時間管理をする、と考え方を切り替えてください。

4-2. 継続できるか3日坊主か

時間管理というと、難しそうに聞こえるかもしれませんが、具体的には

• 仕事を(1)今すぐ片付ける仕事(2)今すぐ必要ではないが、自分にとって重要な仕事(3)自分がやらなくてもいい仕事 の3つに分類し、優先順位を付ける
• 年間、月間、週間スケジュールを作る
• 毎朝仕事を始める前に、その日のTO-DOリストを作る

が基本。

あとは自分の使い勝手が良いように、細かいところを手直ししていけばよいのです。

ところが手帳を買ってきても、そのうち飽きてしまい、記入するのも面倒くさくなってしまう、という人もいます。

それを避けるためには、朝、会社に着いてからの流れの中に、TO-DOリスト作りなどを組み込んでしまえばよいのです。

面倒くささが出てしまうのは、「わざわざ」する仕事になってしまっているからです。

明後日2時に緊急会議が入ったことを聞いたら、考えるより前に、忘れないように何かに書きつけたり、スマホのカレンダーに記入したりするでしょう。

それと同様に、会社に着いて、パソコンに電源を入れたら、その流れでTO-DOリストを作るのです。

「継続しなければ」と思うから、続かなくなってしまう。

「流れを作る」と意識してみてください。

4-3. 自分の力量を把握しているか、自分への期待値が高すぎるか

何でも自分で抱え込んでしまう人は、「自分だったらできるはず」とハードルを上げてしまっているのかもしれません。

「前、できなかったのは、時間がなかったから」「もっと集中できていれば…」と、外の責任にしていませんか? 「できるはず」ではなく、「この仕事をこなすためには、今の自分のスキルだと何時間くらいかかる」と客観的に把握できるようになると、仕事を必要以上に抱え込むことがなくなります。

まずは今抱えている仕事を仕上げるまでどれくらい時間がかかっているか、記録することから始めてみましょう。

5. 時間管理をする重要性やメリット

5-1. 仕事を効率化できる

あなたの1日は、どのように過ぎていますか? 与えられた仕事が多すぎて、そんなことを考えている暇もない、仕事をこなすのに手いっぱい…という人が最初にやるべきことは、仕事の効率化です。

仕事に優先順位をつけ、やるべき仕事は「見える化」。

仕事の無駄を徹底的になくしていきます。

5-2. 自分に足りない知識・スキルの見える化ができる

時間管理をしていない状態で、ただただ仕事に追われていると、何が原因でそうなっているのか自分でも理解できません。

時間管理を行い、TO-DOリストを作り、自分のすべきことの優先順位をつけていくと、どこで進行が遅れてしまうのか、なぜ仕事に時間がかかっているのか、はっきりと把握できるようになります。

問題を特定できれば、解決も可能です。

あとはその足りない知識やスキルを埋めて行けばよいのです。

5-3. 自分にできる仕事量の把握ができる

仕事に取りかかってから、完了するまでの時間を測り、記録することを続けていれば、自分はプレゼン用のパワーポイントの制作なら、何時間で完成させることができる、資料作りなら何時間くらいで完成できる…というように、ひとつの仕事に要する時間の目安がついてきます。

そこから、自分がこなせる仕事量がはっきりしてくるのです。

仕事量を見極めることができれば、依頼された仕事もほかの人に任せるなどして、早めに対処することも可能です。

そうすることで、仕事に追われる状況に陥らなくてすむのです。

5-4. 定時で仕事を終えることができる

労働時間の短縮が言われるようになり、今後不要な残業は、取り締まりの対象となっていきます。

「長く働く社員が良い社員」という意識が時代遅れとなっていくのです。

そこで求められるのは、定時でこれまで通りの仕事量をこなすことです。

だからこそ、徹底した時間管理のもと、効率的な仕事の必要があります。

毎日、定時に仕事を終えることを目標にすれば、緊張感を持って、集中して仕事をこなす習慣が身に付くことでしょう。

5-5. 気持ちにゆとりが生まれる

仕事に優先順位をつけて、時間管理のもとで効率的に仕事をし、定時に仕事を終える。

こうしたサイクルを確立すれば、「あれもしなければ、これもしなければ」という焦りとは無縁の毎日を送ることができるようになります。

5-6. 自分に投資する時間を確保できる

定時に仕事を終えたあとは、将来「なりたい自分」に向けて投資をする時間です。

現状の仕事をもっと巧みにできるようになるために、スキルや知識を身に付ける、というのでも良いし、将来の起業のための準備に当てるのも、有意義な時間の使い方です。

また、趣味でやっていることを、将来お金がもらえるようになるまで究めてみるのもいいでしょう。

また、家族や恋人、友人と一緒に充実したひと時を過ごすのも、将来に向けた投資と考える必要があります。

時間を投資することによって、豊かな人間関係をはぐくむのです。

5-7. ダラダラ過ごす時間をなくすことができる

気ぜわしい状態で何時間も過ごしていると、仕事から解放されると気が緩み、つい、ダラダラ過ごしがちになってしまいます。

ダラダラする自分に自己嫌悪を抱いている人も多いのですが、自分を責める必要はありません。

仕事に追われるプレッシャーが強いから、その反動が出て来るのです。

時間管理を徹底し、ONとOFFの切り替えをしっかりつけることで、OFFの時間も有意義に過ごすことができるようになります。

5-8. 睡眠時間を確保でき、体調管理もできるようになる

残業つづきで毎日帰宅は深夜、という日が続いていれば、睡眠時間を確保することすら大変です。

しかし、睡眠をしっかり取ってこそ、仕事ができる体力も意欲も能力も発揮できるのです。

まとめ

以上、時間管理とは何か、時間管理ができる人とはどんな人か、逆に、時間管理ができない人にはどのような特徴があるのか、時間管理ができる人とできない人の違い、時間管理をする重要性やメリットについて見てきました。

2018年6月に働き方改革法が成立し、今後、私たちの働き方は大きく変わっていくことが予想されます。

なかでも長時間労働の禁止は、働き方改革法の大きな柱の1つです。

今こそ私たち1人1人が、時間管理に意識的になり、仕事の効率化を進めていくことが求められているのです。