キックオフミーティングの意味は？【服装や挨拶・進め方】 | SPITOPI

キックオフミーティングとは、プロジェクトのスタート時に開催されるミーティングのことです。

キックオフとは「サッカーの試合開始」のことを意味する言葉であり、新規プロジェクトに着手するに当たって、プロジェクトに関係するメンバー全員を集めて「ゴール(目標達成)」を共有するためのミーティングを開くことで、その後の業務がスムーズに進みやすくなるのです。

この記事では、「キックオフミーティング」について徹底的に解説していきます。

1. キックオフミーティングとは?

キックオフミーティングとは仕事のプロジェクトのスタート時に行うミーティング(会議)の事であり、キックオフミーティングの目的は「メンバー全員が協力してプロジェクト成功の可能性を高めること+プロジェクトのスムーズな進捗を確実にすること」です。

キックオフミーティングではプロジェクトに関係するメンバー全員を集めて、まず「プロジェクトのゴール」を共有します。

その後に、メンバー相互で自己紹介を行うことで、それぞれの役割分担・得意分野を明確化しながら、「チームとしての協力体制・連帯感」を強化していきます。

1-1. キックオフミーティングには定型のマニュアル的な方法はない

キックオフミーティングには、具体的に決まった方法・手順があるわけではなく、プロジェクトリーダーやマネージャーが中心(主催者)となって、プロジェクトに一緒に取り組むメンバー達の協力体制・一体感を強めていくことが目的になります。

IT関連のビジネスやプロジェクトでは、普段は顔を合わさずにチャットワークなどのメッセンジャーでやり取りをすることも多いですが、初めの一回だけでも「キックオフミーティング」を行うことによって、「顔の見える相手と一緒に仕事をしている連帯感・親近感・協力意識」が芽生えやすくなるのです。

2. キックオフミーティングの進め方

キックオフミーティングの大まかな進め方について、分かりやすく説明していきます。

2-1. プロジェクトリーダーがプロジェクトに関係するメンバー全員を集めることが大前提

プロジェクトのスタート時にキックオフミーティングを開催する場合には、よほどの事情がない限りは、「全員参加」が大前提になります。

なぜプロジェクトに関係するメンバー全員の参加が必要なのかの理由は大きく分けて二つです。

一つは、「参加者全員がプロジェクトのゴールと知識・情報を共有することこそが重要だから」です。

後になって、プロジェクトの目標や業務遂行に必要な情報を知らないメンバーが出てくると、プロジェクトの進捗が停滞してしまいます。

キックオフミーティングの全員参加で「当事者意識・責任感」を高める

もう一つの理由は、「プロジェクト参加者の当事者意識を高めて責任感のあるコミットメントをしてもらうため」です。

実際に顔を合わせて自己紹介やプロジェクトに関する話し合いを経験することで、役割分担を責任持って行うという当事者意識が高まるのです。

プロジェクトリーダーは全員参加が可能になるように、メンバー間のスケジュール調整を支援していくようにしましょう。

2-2. プロジェクトの目的(目標)・方向性をシンプルに提示すること

実際のキックオフミーティングでまずやるべきことは、「プロジェクトの最終的な目的(目標)」を明らかにして、「シンプルな方向性」を分かりやすく提示することになります。

今から始めようとしているプロジェクトの「リーダー・顧客(クライアント)・顧客の意向・予算や規模・メンバー構成・価値や意義」についても、要点を絞って端的に説明していきます。

キックオフミーティングでは枝葉末節を細かく説明するのではなく、「具体的かつシンプルな目的・方向性」を示して共有できるようにすれば十分です。

参加者全員が「このプロジェクトは頑張るだけの価値や意義があるぞ」と思える分かりやすい目的のプレゼンテーションを工夫するようにしましょう。

2-3. メンバーの自己紹介と質疑応答によって「共通理解・協力体制」を深める

プロジェクトに参加するメンバー同士の「役割分担・コミュニケーション」や「連帯感・親近感」を促進するために、メンバーそれぞれに簡単な自己紹介をしてもらうようにしましょう。

そんなに詳しい自己紹介である必要はなく、「氏名・所属・大まかな仕事の経験・得意分野(今のプロジェクトでどんな役割を担えるか)・趣味」くらいを話してもらえば十分でしょう。

メンバー相互に親しみや興味関心を抱いて貰えれば、キックオフミーティングとしての目的は概ね果たせたと言えます。

自己紹介の各人の持ち時間は数分程度、長くても「5分程度」に抑えるようにしましょう。

参加する人数が多ければ「1分間スピーチの形式」でも大丈夫です。

自己紹介の後には、プロジェクトに関係する質疑応答の時間を設けて、各人の疑問点を解決することで「共通理解・役割分担の協力体制」を深めると良いでしょう。

3. キックオフミーティングで挨拶・自己紹介する時のポイント

キックオフミーティングで挨拶・自己紹介する時のポイント

3-1. はっきり・ゆっくりと聞き取りやすい声で自分の氏名・所属について挨拶をしましょう

ミーティングが上手くいかないもっとも根本的な理由として、「参加者の声が良く聞き取れない」ということがあります。

参加している人数や会議室の広さ、音響設備の調子などによって、どうしても相手の声が聞き取りにくいことはありますが、自分が挨拶・自己紹介をする時には、できるだけ大きな声ではっきりとしゃべるように意識してみましょう。

また、声量が十分に大きくても、あまりに話すスピードが早い「早口」だと、何を言っているのか聞き取れないこともありますので、キックオフミーティングで初対面の相手に自己紹介する時には特に、「はっきり・ゆっくり・大きな声で話すこと」を心がけて下さい。

3-2. 大まかな経歴・スキル・得意分野を伝えてプロジェクトで何に貢献できるかを明確にしましょう

キックオフミーティングには、プロジェクトを成功に導くという目的を共有したメンバーが集まってきています。

そのため、その場における挨拶・自己紹介では、「みんなが聞きたいと思っている内容」をスピーチすることが大切になってきます。

お互いの長所や能力を持ち寄って協力しながら、プロジェクトの目的を達成していく必要がありますから、自己紹介で話す内容はやはり「大まかな経歴(今までの代表的な仕事)・スキル・得意分野」にすべきなのです。

「自分は今までプログラミングの仕事をやってきてこういった実績があります。C言語が得意なので今回のプロジェクトでもプログラムのこういった部分をこなすことができると思います」といった自己紹介をすることによって、あなたがこのプロジェクトで何に貢献できるのかということを、他のメンバーが理解することができるのです。

3-3. 自分の人柄が伝わる趣味・娯楽・経験談の話題も少し織り込んでみましょう

キックオフミーティングの主要な目的が「プロジェクトの最終目的の共有+各人の役割分担・協力体制の構築」であるとしても、(キックオフミーティングの雰囲気にもよりますが)仕事に関係する内容だけしか話してはいけないというわけではありません。

連帯感や親しみやすさを深めていく上でも、自分の人柄や普段の暮らしぶりが伝わるような「趣味・娯楽・経験談(面白いエピソード)」の話題をさりげなく自己紹介に混ぜてみても良いと思います。

4. キックオフミーティングに最適な服装

キックオフミーティングには、こんな服装でなければ参加することが許されないというような「ドレスコード」は存在しませんが、「会社の社風・プロジェクトの内容・周囲のファッションの雰囲気」に合わせた服装は意識する必要があるでしょう。

キックオフミーティングに最適な服装は「TPOに合わせた最低限の礼儀に適っている服装」ということになりますが、ガチガチに決めたフォーマルなスーツ姿でなければならないというわけではありません。

4-1. ビジネスのTPOを考慮した最低限度のきっちり感のある服装が大切:短パン・タンクトップ・男性のアクセサリー等はNGです

しかし、どんな社風やメンバー、雰囲気にも合わせやすいという意味では、男性であればノーネクタイであってもジャケットは持っていった方が良く、「短パン・タンクトップ」のような露出の多いビジネスに不適切な服装はアウトです。

たまにビジネスの場に、ボタンを開けたシャツにシルバーやゴールドのネックレスをしてくるような男性もいますが、男性の結婚指輪以外のアクセサリーは原則としてやめておいた方が良いでしょう(よほど高度な専門職でない限り、社風によってはそれだけでプロジェクト参加資格がない非常識な人材と見られかねません)。

女性であれば普段着に近いカジュアルスタイルでも問題がないことが多いですが、あまりに砕けすぎた格好にならないように、カジュアルでもビジネスシーンを意識した「最低限度のきっちり感・清潔感」は出していきましょう。

5. ダメなキックオフミーティング

ダメなキックオフミーティングの事例や特徴、ポイントについて解説していきます。

5-1. プロジェクトリーダーのリーダーシップが全く発揮できていない

「ダメなキックオフミーティング」の事例として多いのは、プロジェクトリーダー(マネージャー)自身が「プロジェクトの本質的な目的・意義」について十分な理解をしておらず、プロジェクトの円滑な進捗に必要な「リーダーシップ」を発揮できていないという事があります。

プロジェクトリーダー(マネージャー)の話している内容に説得力や論理性がなかったり、リーダーシップがないためにキックオフミーティングにメンバー全員を集められなかったりする時に、キックオフミーティングが何の成果も上げられないリスクが高くなるのです。

5-2. プロジェクトの主要なゴール設定(目標設定)が曖昧で雑談が多すぎる

メンバーの共通理解が深まることがない「ダメなキックオフミーティング」の特徴として、プロジェクトリーダー(マネージャー)が「プロジェクトの本質的な目的・意義」について十分な理解ができていないために、「ゴール設定(目標設定)」が曖昧になってしまうことがあります。

プロジェクトの主要なゴール設定(目標設定)が曖昧になってしまうと、メンバーは何を目指して自分の役割を果たせば良いのかが分からなくなり、必然的にやる気もどんどん落ち込んでいきやすいのです。

ゴール設定さえまともに出来ないまま、仕事と関係がない雑談ばかりしているというのが、ダメなキックオフミーティングの典型なのです。

5-3. ミーティング参加者のモチベーションが低くて自己紹介・質疑応答に中身がない

「ダメなキックオフミーティング」のポイントとしてまず上げられるのは、ミーティング参加者のモチベーションが低いということでしょう。

参加者のモチベーション(動機づけ)が低いために、「挨拶・自己紹介」も熱の入らないいい加減なものになり、誰も人の自己紹介を聞いていないという状況に陥ってしまいます。

プロジェクト遂行のためのモチベーションが低いと、「質疑応答の時間」を設けていても、「プロジェクトの役割分担・目的達成に対するまともな質問」が全く出てこないということになってしまうのです。

6. 成功するキックオフミーティング

成功するキックオフミーティングの事例や特徴、ポイントについて解説していきます。

6-1. キックオフミーティングにメンバー全員が参加している

成功するキックオフミーティングの事例として多いのは、やはり「キックオフミーティングに全員が参加している事例」や「各メンバーのモチベーション(働く意欲)が高くて多くの意見が出ている事例」になってきます。

キックオフミーティングにメンバー全員が参加してきた時点で、プロジェクトリーダーの指導力・信用力が高いということを反映しているのです。

モチベーションが高いメンバーが集まれば、必然的にプロジェクトの目的達成に貢献する話し合いが活発に進んでいきます。

6-2. プロジェクトリーダーにリーダーシップ・説明能力があり質疑応答が的確である

成功するキックオフミーティングのポイントは、プロジェクトリーダーにリーダーシップ・と説明能力があって、「プロジェクトの目的・方向性に関する説明」がシンプルでとても分かりやすいということです。

リーダーが担当する質疑応答の内容(回答)も的確なので、質問するメンバーの方も「キックオフミーティングに参加して良かったという感想・このリーダーの下で一生懸命に自分の役割を果たそうという決意」を抱きやすくなります。

6-3. ミーティング参加者の当事者意識が高く「役割分担と責任感・協力意識」も高い

成功するキックオフミーティングの最大の特徴は、ミーティング参加者の当事者意識が高くて、プロジェクトで割り振られた自分の仕事・役割に対して自発的かつ積極的にコミットしているということです。

当事者意識の高いメンバーで固められたプロジェクト遂行のチームは非常にパワフルであり、キックオフミーティングの話し合いを通して「各人の役割分担・責任感」を更に強めることができるのです。

モチベーションの高い人材同士はお互いに尊敬の念を抱きやすく、プロジェクトを成功に導く「協力意識・一体感」も自然に高まっていくことになります。

まとめ

キックオフミーティングとは、プロジェクトのスタート時にメンバー全員を一同に集めて開催されるミーティングのことです。

プロジェクトリーダー(マネージャー)がプロジェクトに関係するメンバーを集めて、それぞれのメンバーに自己紹介をしてもらうことで、親睦・連帯や協力意識が高まりやすくなります。

キックオフミーティングで「プロジェクトの目的・目標」や「それぞれのメンバーの役割分担・得意分野・責任範囲」を共有することによって、プロジェクトの成功確率が有意に高まることになります。

キックオフミーティングの成功と失敗のポイントについても解説していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。